商業周刊第947期         文/何飛鵬

 

要觀察一個公司是否嚴謹,看他們如何開會就知道了。如果開會時每一個人都只是帶一張嘴,即興發言,這肯定是一家不嚴謹的公司,因為肯定每一個人都只是用直覺與反射神經在互相應對,不可能有深度的思考與規畫。

我年輕的時候就是如此,一向自恃口才便給、反應靈敏,因此大多數的情況,都是即席反應、即席應對。除非有人要求事先提報會前資料,我才會勉強應付。但是當我有機會比較這兩者的差異時,我幡然悔悟:「想清楚、寫下來、說出來」,變成我自我強迫的工作習慣。 

從此以後,我要求開會時,每一個人務必要事前準備文字資料。每個人都瞭解,我最討厭帶一張嘴巴來跟我胡說八道的人。而且我最瞭解這些人是如何打混,因為我曾經是那個最會帶一張嘴到處打混的人。 

看起來這是三個步驟:想、寫、說。其實其中的關鍵只有一個,就是「寫下來」,也就是說準備一份書面資料,會使所有不明確、不精準、不嚴謹的問題一筆勾銷。

根據我自己的經驗,如果不寫下來,其實我並沒有想得少,想清楚這個步驟是永遠存在的。但是因為沒有寫下來,想只是發散性的思考,是片斷的,是不周延的,而直接跳到說的過程,又會有非常多的遺漏。同一件事,如果我有機會重複說,我發覺我每一次說的都不一樣,這就是沒有「寫下來」使然。 

而當我決定「寫下來」以後,我更發覺「想清楚」這個環節會更加嚴謹周延。我不再是天馬行空的想。我會先用Bottom up的方法,寫下每一個相關的思考要點,這是隨機的、發散的,一旦形成足夠的量之後,我再用歸納、演繹及相關連性進行整理,最後我會重新組合,到一個結構嚴謹的書面資料。然後,再根據這個書面資料進行說明。這就是「想清楚、寫下來、說出來」工作三步驟。 

這其中還有機會把書面的文字資料,進一步整理成圖解式的表述形式,那麼對自己,對其他人,都會更具有說服力,也更一目瞭然,絕對會加速討論、溝通與達成共識。 

或許有人會說,寫下來這是多麼繁複的過程,我只是表達意見而已,有必要這麼麻煩嗎? 

我要說:第一、經過「寫下來」這個步驟,其實是一項訓練,只要你養成習慣,絕不繁複,可以很快完成。 

第二、「寫下來」這件事其實更是一種工作態度,代表你的慎始敬終,嚴謹小心,

絕對有助於你在之前「想清楚」,在之後「說明白」,這是一個關鍵步驟,絕不能省。

更何況,未來的數位時代,留下紀錄,留下檔案,更是不可或缺的習慣,應該訓練自己閉上嘴巴,除非你事先已經寫下來。

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